Mach es offiziell: Gewerbe, Steuern, Rechnungen

Irgendwann kommt die erste Gage – und kurz danach die Frage, was das Finanzamt davon hält. Die gute Nachricht: Für die meisten Einsteiger ist der Papierkram überschaubar. Ein Formular beim Gewerbeamt, ein Fragebogen ans Finanzamt, eine Rechnungsvorlage in Word und einmal im Jahr die Steuererklärung. Teure Software oder ein eigenes Büro brauchst du dafür nicht.

Dieses Kapitel zeigt dir den Weg Schritt für Schritt: wann du anmelden musst, was du in jedes Feld der Gewerbeanmeldung schreibst, warum du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnest, wie eine korrekte Rechnung aussieht und wie du die Steuererklärung mit WISO Steuer erledigst. Formular, Ausfüllbeispiel und Rechnungsvorlage kannst du direkt herunterladen.

• Gewerbe-Anmeldung (GewA 1), ausfüllbarAmtlicher Vordruck, am Rechner ausfüllen, ausdrucken und unterschreibenPDF herunterladen
• Ausfüllbeispiel für DJsDerselbe Vordruck mit erfundenen Beispieldaten – zum Abgucken, nicht zum EinreichenPDF herunterladen
• Rechnungsvorlage für KleinunternehmerWord-Vorlage mit allen Pflichtangaben und dem Hinweis nach § 19 UStGWord-Datei herunterladen

Ab wann musst du anmelden?

Wer ab und zu auf der Party von Freunden auflegt und dafür ein paar Getränke bekommt, betreibt ein Hobby. Sobald du aber regelmäßig gegen Bezahlung spielst und damit Geld verdienen willst, bist du selbstständig – auch wenn es nur ein Nebenjob neben Ausbildung, Studium oder Festanstellung ist.

Dann gilt:

• Die Gewerbeanmeldung machst du zum Start, also spätestens zum ersten bezahlten Gig (§ 14 Gewerbeordnung). Du darfst sie auch ein paar Tage vorher erledigen.
• Innerhalb eines Monats nach dem Start übermittelst du dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (§ 138 Abgabenordnung).

Gewerbe anmelden: so läuft es ab

Zuständig ist das Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde, in der dein Betrieb sitzt. Als DJ ohne eigene Räume ist das deine Wohnung, also das Gewerbeamt deines Wohnorts. Je nach Stadt heißt die Stelle auch Ordnungsamt oder Bürgeramt.

1. Online oder auf Papier: Viele Städte bieten die Anmeldung online über ihr Serviceportal an, meist mit Ausweis-Login. Alternativ füllst du den bundesweit einheitlichen Vordruck GewA 1 aus und gibst ihn persönlich, per Post oder per E-Mail ab. Frag im Zweifel kurz nach, welcher Weg bei deinem Amt am schnellsten geht.
2. Unterlagen: Personalausweis oder Reisepass (beim Pass zusätzlich eine Meldebescheinigung). Wer für sein Gewerbe eine Erlaubnis braucht, legt sie bei – als DJ brauchst du keine.
3. Gebühr: Die Anmeldung kostet je nach Gemeinde eine Gebühr, meist im niedrigen zweistelligen Euro-Bereich.
4. Bestätigung: Das Amt bestätigt die Anmeldung innerhalb von drei Tagen (§ 15 GewO). Diese Bestätigung wird oft „Gewerbeschein“ genannt – heb sie gut auf.

Die Anmeldung wird automatisch an weitere Stellen weitergegeben, unter anderem ans Finanzamt, an die IHK und die Berufsgenossenschaft. Deshalb bekommst du in den Wochen danach Post. Als Gewerbetreibender bist du Mitglied der IHK; solange dein Gewinn nicht über 5.200 Euro im Jahr liegt, zahlst du dort keinen Beitrag. Die Berufsgenossenschaft fragt ab, ob du Beschäftigte hast. Beantworte diese Briefe einfach wahrheitsgemäß.

Das Formular GewA 1 Feld für Feld

Der Vordruck hat zwei Seiten und 33 nummerierte Felder. Für einen DJ, der allein und ohne Angestellte startet, sind davon nur wenige wirklich auszufüllen. Lade dir am besten das Ausfüllbeispiel herunter und halte es neben das ausfüllbare Formular.

Kopfzeile und Angaben zum Betriebsinhaber (Seite 1)

Feld	Was du einträgst
Name der entgegennehmenden Stelle	Dein Gewerbeamt, z. B. „Stadt Musterstadt, Gewerbeamt“
Gemeindekennzahl	leer lassen, das trägt das Amt ein
1 Eingetragener Name mit Rechtsform	leer lassen – nur für Firmen im Handels- oder Vereinsregister
2 Ort und Nummer des Registereintrags	leer lassen
3 Name des Geschäfts	optional: dein DJ-Name, z. B. „DJ Max Muster“. Ohne Zusätze wie „GmbH“ oder „e. K.“, die eine eingetragene Firma vortäuschen
4 Name	dein Nachname wie im Ausweis
5 Vornamen	alle Vornamen wie im Ausweis
6 Geschlecht	wie in der Geburtsurkunde eingetragen ankreuzen
7 Geburtsname	nur ausfüllen, wenn er von deinem heutigen Namen abweicht
8 Geburtsdatum	TT.MM.JJJJ
9 Geburtsort und -land	z. B. „Musterstadt, Deutschland“
10 Staatsangehörigkeit	„deutsch“ ankreuzen oder andere eintragen
11 Anschrift der Wohnung	deine Meldeadresse; dazu Handynummer und E-Mail. Fax und Website darfst du leer lassen

Angaben zum Betrieb (Seite 1)

Feld	Was du einträgst
12 Zahl der Gesellschafter / Vertreter	leer lassen – nur für Gesellschaften
13 Beteiligung der öffentlichen Hand	„nein“ ankreuzen
14 Vertretungsberechtigte Person	leer lassen – nur für AGs und Zweigniederlassungen
15 Betriebsstätte	deine Wohnadresse, wenn du von zu Hause aus arbeitest – bei DJs der Normalfall. Kontaktangaben wie in Feld 11
16 Hauptniederlassung	leer lassen
17 Frühere Betriebsstätte	leer lassen – nur bei einem Umzug des Betriebs

Tätigkeit und Art des Betriebs (Seite 2)

Feld	Was du einträgst
18 Angemeldete Tätigkeit	das wichtigste Feld, siehe unten
19 Nebenerwerb	„ja“, wenn du hauptsächlich angestellt bist, studierst oder eine Ausbildung machst; „nein“, wenn das Auflegen dein Hauptberuf ist
20 Beginn der Tätigkeit	Datum deines Starts, spätestens der erste bezahlte Gig
21 Art des Betriebes	„Sonstiges“ – DJ-Arbeit ist eine Dienstleistung, kein Handel oder Handwerk
22 Tätige Personen	„keine“ ankreuzen, wenn du allein arbeitest. Du selbst zählst hier nicht mit
23 Anmeldung erstattet für	„eine Hauptniederlassung“
24 Reisegewerbe	nicht ankreuzen. Du wirst vorher gebucht; ein Reisegewerbe ist es nur, wenn du ohne vorherige Bestellung Leistungen anbietest
25 Grund	„Neugründung“
26 Name des früheren Gewerbetreibenden	leer lassen – nur bei Übernahme eines Betriebs
27 Unfallversicherungsträger und Unternehmensnummer	leer lassen – gilt nicht bei Neugründung
28–29 Erlaubnis, Handwerkskarte	leer lassen, für DJ-Dienstleistungen brauchst du weder Erlaubnis noch Handwerkskarte
30–31 Aufenthaltstitel	nur ausfüllen, wenn du keine deutsche oder EU-Staatsangehörigkeit hast und einen Aufenthaltstitel brauchst
32 Datum	Datum der Unterschrift
33 Unterschrift	handschriftlich unterschreiben

Feld 18 richtig formulieren

Beschreibe so konkret wie möglich, was du tust. Allgemeine Angaben wie „Dienstleistungen aller Art“ lehnen Gewerbeämter regelmäßig ab. Bewährt hat sich zum Beispiel:

DJ-Dienstleistungen: musikalische Gestaltung und Beschallung von Veranstaltungen (Clubs, Bars, Privat- und Firmenfeiern) mit eigener DJ-Technik

Trag nur ein, was du wirklich machst. Wenn du zusätzlich Boxen und Licht vermietest oder Musik produzierst und verkaufst, ergänze das als weitere Tätigkeit und unterstreiche den Schwerpunkt. Kommt später etwas dazu, meldest du das mit einer Gewerbe-Ummeldung nach.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das Gewerbeamt informiert zwar das Finanzamt, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung musst du aber selbst ausfüllen. Er geht ausschließlich elektronisch über Mein ELSTER, das Steuerportal der Finanzverwaltung. Das ist kostenlos.

• Früh registrieren: Für Mein ELSTER bekommst du einen Aktivierungscode per Post. Das kann ein bis zwei Wochen dauern – starte deshalb parallel zur Gewerbeanmeldung.
• Formular wählen: In ELSTER unter „Formulare & Leistungen“ den Fragebogen für die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit als Einzelunternehmen auswählen.
• Umsatz und Gewinn schätzen: Du gibst an, wie viel du im ersten und zweiten Jahr voraussichtlich einnimmst und verdienst. Schätze realistisch. Nach diesen Zahlen richtet das Finanzamt eventuelle Steuervorauszahlungen aus.
• Kleinunternehmerregelung wählen: An der entsprechenden Stelle angeben, dass du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen willst.
• Gewinnermittlung: „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ – die einfache Form, die für dich gilt.

Danach schickt dir das Finanzamt deine Steuernummer. Die brauchst du auf jeder Rechnung.

Kleinunternehmer: erst mal keine Umsatzsteuer

Als Einsteiger nutzt du am besten die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Sie gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro liegt. Gemeint ist der Umsatz, also alle Gagen zusammen, nicht der Gewinn.

Was das für dich bedeutet:

• Du schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Die vereinbarte Gage ist dein Endbetrag.
• Du gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab.
• Dafür kannst du dir die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen, etwa für Equipment, nicht erstatten lassen.

Erst wenn du über die Grenzen kommst oder viel in Technik investierst und fast nur an Firmen fakturierst, wird die Regelbesteuerung interessant. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet dich aber fünf Jahre – das besprichst du besser mit einer Steuerberatung.

Kleinunternehmer

25.000 €

Umsatz im Vorjahr, im laufenden Jahr max. 100.000 €

Fragebogen

1 Monat

nach Beginn, über ELSTER

Steuererklärung

ab 410 €

Nebengewinn als Arbeitnehmer im Jahr

Gewerbesteuer

24.500 €

Freibetrag auf den Gewerbeertrag

IHK-Beitrag

0 €

bis 5.200 € Gewinn im Jahr

Rechnungen aufbewahren

8 Jahre

ausgestellte und erhaltene

Rechnungen: eine Word-Vorlage reicht

Für Rechnungen brauchst du kein teures Programm. Eine Word-Vorlage, die du für jeden Gig kopierst, reicht völlig – genauso gut gehen Pages, LibreOffice oder Google Docs. Wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben draufstehen. Als Kleinunternehmer sind das laut § 34a UStDV:

• dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie die deines Auftraggebers
• deine Steuernummer
• das Rechnungsdatum
• was du geleistet hast, z. B. „DJ-Set am 14.11.2026, 22–2 Uhr, Club XY“
• der Gesamtbetrag
• der Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Zusätzlich gehören eine fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. 2026-001, 2026-002 …) und deine Bankverbindung drauf. Unsere Rechnungsvorlage enthält all das bereits; du ersetzt nur die gelb markierten Platzhalter.

So arbeitest du damit:

1. Vorlage einmal mit deinen festen Daten ausfüllen (Name, Adresse, Steuernummer, Bank) und als Grundlage speichern.
2. Für jeden Gig eine Kopie anlegen, Auftraggeber, Datum, Leistung und Betrag eintragen, Rechnungsnummer hochzählen.
3. Als PDF exportieren und per E-Mail verschicken. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als normales PDF senden; die E-Rechnungspflicht betrifft dich beim Ausstellen nicht. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können – dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
4. Jede Rechnung als PDF in einem Ordner ablegen, z. B. „Einnahmen 2026“.

Clubs, Bars und Agenturen brauchen eine Rechnung zwingend für ihre Buchhaltung. Bei Privatkunden ist sie nicht vorgeschrieben, aber trotzdem sinnvoll: Sie ist dein Beleg für die Einnahme.

Belege und Rücklage: Ordnung von Anfang an

Steuern zahlst du auf deinen Gewinn: Einnahmen minus Ausgaben. Je besser du deine Ausgaben belegen kannst, desto weniger Steuern fallen an. Typische Betriebsausgaben für DJs sind Controller und Kopfhörer, Musikkäufe und DJ-Pool-Abos, DJ-Software, Fahrten zu Gigs, Gebühren für die GEMA sowie Kosten für Website und Fotos.

Dafür reicht ein einfaches System:

• Zwei Ordner am Rechner oder in der Cloud: „Einnahmen“ und „Ausgaben“, darin ein Unterordner pro Jahr. Papierbelege fotografierst oder scannst du.
• Eine Tabelle mit Datum, Beschreibung, Betrag und Belegnummer für Einnahmen und Ausgaben. Mehr braucht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht.
• Ein eigenes Konto für alles rund ums Auflegen hält Privates und DJ-Geld auseinander.
• Eine Steuerrücklage: Leg von jeder Gage einen festen Teil zurück, als Faustregel 25 bis 30 Prozent des Gewinns. Bist du angestellt, ist dein Grundfreibetrag meist schon durch das Gehalt verbraucht, und jeder Euro DJ-Gewinn wird mit deinem persönlichen Steuersatz besteuert.

Rechnungen und Belege musst du acht Jahre aufbewahren, digital ist erlaubt.

Die Steuererklärung mit WISO Steuer

Einmal im Jahr gibst du die Einkommensteuererklärung ab, zusammen mit der Anlage EÜR (deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung) und der Anlage G für gewerbliche Einkünfte. Als Arbeitnehmer bist du zur Abgabe verpflichtet, sobald dein DJ-Gewinn mehr als 410 Euro im Jahr beträgt. Die Frist ist ohne Steuerberatung der 31. Juli des Folgejahres.

Am einfachsten geht das mit einem Steuerprogramm. Wir empfehlen WISO Steuer von Buhl:

• Es führt dich in Interviewform durch die Erklärung und deckt EÜR, Anlage G und die übrigen Anlagen für Selbstständige ab – zusammen mit deinem Gehalt, Studium oder sonstigen Einkünften in einer Erklärung.
• Belege kannst du mit der App abfotografieren, Kontoumsätze importieren und Einnahmen und Ausgaben direkt zuordnen.
• Die Erklärung geht über die offizielle ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt; den Bescheid prüft das Programm anschließend auf Abweichungen.
• Kosten laut Hersteller: 35,99 Euro im Jahres-Abo oder 45,99 Euro als Einzelkauf für ein Steuerjahr. Testen kannst du kostenlos, bezahlt wird erst beim Absenden.

Wer kein Geld ausgeben will, kann alle Formulare auch kostenlos in Mein ELSTER ausfüllen – dort fehlen aber Erklärungen und Plausibilitätsprüfungen, die gerade beim ersten Mal helfen.

Eine Umsatzsteuererklärung gibst du als Kleinunternehmer nicht ab. Eine Gewerbesteuererklärung wird erst fällig, wenn dein Gewerbeertrag über 24.500 Euro im Jahr liegt. Spätestens wenn das Auflegen dein Hauptberuf wird oder du die Kleinunternehmergrenze erreichst, lohnt sich ein Termin bei einer Steuerberatung.

Dein Fahrplan

1. Vor dem ersten Gig

   Mein ELSTER beantragen

   Aktivierungscode kommt per Post

2. Zum Start

   Gewerbe anmelden

   Online oder mit dem Formular GewA 1 beim Gewerbeamt

3. Innerhalb eines Monats

   Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

   Über ELSTER, Kleinunternehmerregelung wählen, Steuernummer abwarten

4. Nach jedem Gig

   Rechnung schreiben

   Vorlage kopieren, ausfüllen, als PDF schicken und ablegen

5. Laufend

   Belege sammeln, Rücklage bilden

   Einnahmen und Ausgaben in der Tabelle festhalten

6. Bis 31. Juli des Folgejahres

   Steuererklärung

   Einkommensteuer mit Anlage EÜR und Anlage G, z. B. mit WISO Steuer

Mehr zu Gewerbe oder Freiberuflichkeit, Künstlersozialkasse und GEMA liest du im Ratgeber Gage, Gewerbe und Steuern als Neben-DJ.

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Quellen: § 14 GewO – Anzeigepflicht · § 15 GewO – Empfangsbescheinigung · Gewerbeanzeigeverordnung mit Vordruck GewA 1 · § 138 AO – Anzeigepflichten · § 19 UStG – Kleinunternehmer · § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern · § 46 EStG – Veranlagung von Arbeitnehmern · § 11 GewStG – Freibetrag · § 25 GewStDV – Gewerbesteuererklärung · § 3 IHKG – Beiträge · IHK: Betrugsversuche durch Gewerberegister · Buhl: WISO Steuer für Selbstständige

Stand: Oktober 2026